ALCANCE

Nuestra Política de Protección de Datos Personales se aplicará a las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por Representaciones PAHINI S.A.S. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales.

 

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Representaciones PAHINI S.A.S. con domicilio en la carrera 23 # 9E-42, Cali, Valle, Colombia identificada con NIT No. 900.841.400-6, página web www.representacionespahinisascol.com, Correo electrónico administracion@representacionespahinisascol.com y teléfono (+57) 3104581241.

 

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas sobre este tema, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas.

Dato sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométrica)

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Términos y condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, pueden ser la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

TRATAMIENTO

Representaciones PAHINI S.A.S., actuando como el responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, sin que actividad ocasione limitación a trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

 

FINALIDAD

Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de Representaciones PAHINI S.A.S. con los siguientes propósitos:

  • Participación en distintos tipos de encuestas propias mediante registros o formularios online.

  • Llenado de pedidos solicitados mediante cualquier medio y solicitud de servicios, o bien para facilitar la oportunidad de información puntual que nos sea requerida.

  • Facilitar el uso de nuestra página web.

  • Adecuarnos a sus intereses.

  • Actualizarle sobre nuevos productos, servicios, promociones o cualquier otro tipo de información relacionada con Representaciones PAHINI S.A.S.

  • Promocionar productos y servicios en nuestra página web.

  • Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas.

  • Como parte de un proceso comercial o de servicios.

  • Para formar parte del proceso de comentarios sobre nuestros productos.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de Representaciones PAHINI S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  • Conocer los datos personales sobre los cuales Representaciones PAHINI S.A.S. está realizando el tratamiento, de igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Representaciones PAHINI S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales.

  • Ser informado por Representaciones PAHINI S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.

  • Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales.

  • Solicitar a Representaciones PAHINI S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES de esta política. no obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y Representaciones PAHINI S.A.S., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

Administración y Gerencia de Representaciones PAHINI S.A.S. tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los colaboradores que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de Representaciones PAHINI S.A.S., están obligados a reportar estas bases de datos a Administración y Gerencia y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los titulares de datos personales. Administración y Gerencia han sido designados por Representaciones PAHINI S.A.S. como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

 

AUTORIZACIÓN

Representaciones PAHINI S.A.S. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.

- Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser  otorgado  por el titular, a    más tardar en el momento de la recolección

  de los datos personales.

- Autorización expresa  quiere  decir  que el  consentimiento  del titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones

  abiertas y no específicas. se requiere que el titular manifieste su voluntad  de autorizar  que Representaciones PAHINI S.A.S. realice

  el tratamiento de sus datos personales. esta manifestación  de voluntad  del titular  puede  darse a  través  de  diferentes  mecanismos

  puestos a disposición por Representaciones PAHINI S.A.S., tales como:

  • Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo

  • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.

  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, como, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus datos personales.    

IMPORTANTE: En ningún caso Representaciones PAHINI S.A.S. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por Representaciones PAHINI S.A.S., es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

 

- Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

  • Los datos personales que serán recolectados.

  • La identificación y datos de contacto del responsable y del encargado del tratamiento.

  • Las finalidades específicas del tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los datos personales

  • Cuáles son los derechos que tiene como titular de los datos personales; para el efecto ver los DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES de ésta política.

  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con :

  • Origen racial o étnico.

  • Orientación política.

  • Convicciones religiosas y/o filosóficas.

  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.

  • Salud.

  • Vida sexual.

  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6º de la ley 1581 de 2.012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Representaciones PAHINI S.A.S. deberá:

  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

  • Informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de deberá.

  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

  • Informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Representaciones PAHINI S.A.S. sólo realizará el tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, Representaciones PAHINI S.A.S. deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Representaciones PAHINI S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la ley de protección de datos personales.

 

Atención y respuesta a peticiones y consultas:

El titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Representaciones PAHINI S.A.S., a través de los medios indicados más adelante:

  • Información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Representaciones PAHINI S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales.

  • Información respecto del uso que se le ha dado por Representaciones PAHINI S.A.S. a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

Representaciones PAHINI S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

  • Documento escrito dirigido a Representaciones PAHINI S.A.S.  Administración y/o Gerencia, Carrera 23 No. 9E-42, Cali, Valle, Colombia

  • Solicitud enviada a traves de la sección CONTACTENOS de nuestra página web www.representacionespahinisascol.com

  • E-mail a administracion@representacionespahinisascol.com y/o gerencia@representacionespahinisascol.com

Por parte de Representaciones PAHINI S.A.S.:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Atención y respuesta a quejas y reclamos

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Representaciones PAHINI S.A.S.  , a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

  • La corrección o actualización de la información.

  • La supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.

  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la ley de protección de datos personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

 

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos

Representaciones PAHINI S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

  • Documento escrito dirigido a Representaciones PAHINI S.A.S.  Administración y/o Gerencia, Carrera 23 No. 9E-42, Cali, Valle, Colombia

  • Solicitud enviada a traves de la sección CONTACTENOS de nuestra página web www.representacionespahinisascol.com

  • E-mail dirigido a administracion@representacionespahinisascol.com y/o gerencia@representacionespahinisascol.com

Atención y respuesta por parte de Representaciones PAHINI S.A.S.:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Representaciones PAHINI S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al área donde esta pueda resolverse, Representaciones PAHINI S.A.S., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos Reclamos en trámite y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha queja o reclamo deberá mantenerse allí hasta que sea solucionado y/o contestado finalmente. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se acceda o utilicen los servicios contenidos dentro de los sitios web de Representaciones PAHINI S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies” y otras; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente datos personales de los usuarios. No obstante, el usuario de los sitios web de Representaciones PAHINI S.A.S. tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

 

SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Representaciones PAHINI S.A.S., en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Representaciones PAHINI S.A.S. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

 

TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

Representaciones PAHINI S.A.S. podrá revelar, los datos personales sobre los cuales realiza el tratamiento, para su utilización y tratamiento conforme a esta política de protección de datos personales. Igualmente Representaciones PAHINI S.A.S. podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a Representaciones PAHINI S.A.S. cuando:

- Se trate del desarrollo de actividades para Representaciones PAHINI S.A.S., por parte de terceros tales  como  actividades  de mercadeo u 

   otras.

- Por  transferencia  a  cualquier  título  de  cualquier  línea de negocio o  productos  con  la  que  se relaciona la información. En todo caso, en

  los contratos  de  transmisión  de  datos Personales, que se suscriban entre Representaciones PAHINI S.A.S. y los encargados para el

  tratamiento   de datos personales, se exigirá que la información  sea  tratada  conforme  a  esta política  de  protección  de  datos personales

  y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

  • Dar Tratamiento, a nombre de Representaciones PAHINI S.A.S. a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.

  • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.

  • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta política de protección de datos personales, el aviso de privacidad y el formato de autorización que hace parte de esta política RP-AD-FT-01, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los datos personales a los que se refieren el artículo 15 de la constitución política de Colombia, la ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, el decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

 

VIGENCIA

Esta Política de Protección de datos personales está vigente desde el 01 de Noviembre de 2.018